terça-feira, 30 de julho de 2013

As etapas do Gerenciamento de Projetos: A Iniciação

          Como já discutido, existem 5 etapas distintas no Gerenciamento de Projetos, de maneira que a primeira delas é a Iniciação. Trata-se basicamente da fase de abertura do Projeto, em que se executa uma análise criteriosa das informações pertinentes para o início das atividades.
            Ela é o ponto de partida oficial do Projeto, ou de uma fase do mesmo. Além disso, nessa etapa diversas informações, associadas, por exemplo, à hierarquia adotada, são documentadas. Assim, sua característica principal é a reunião e organização de informações que definirão o novo Projeto ou fase.

A importância da etapa de Iniciação do Projeto


Pode parecer uma fase meramente burocrática, porém, para Projetos de Engenharia ou não, é de extrema importância que tudo seja devidamente discutido, definido e documentado. Isso ajuda principalmente no cumprimento do contrato e permite um nível de organização que facilita o andamento das atividades ao longo de todo o ciclo de vida do Projeto.
Sendo assim, é preciso, antes de iniciar qualquer atividade, reunir todas as informações necessárias para se evitar contratempos de caráter legal e para garantir que as expectativas das partes interessadas não sejam frustradas. A etapa de Iniciação trabalha nesse sentido, gerando documentos que fornecem uma visão ampla daquilo que deve ser executado para satisfação dos envolvidos.
Quando ela é realizada entre fases, possibilita definir objetivamente se o Projeto deve continuar, ser adiado ou, em último caso, abandonado. Isso é feito com base no desempenho alcançado ou em mudanças nos requisitos e/ou objetivos que devem ser atendidos.

Ferramentas de Iniciação do Projeto

            Uma iniciação de Projeto bem sucedida faz a utilização de duas ferramentas, principalmente:

Termo de Abertura do Projeto: Esse documento autoriza formalmente o Projeto e compila várias informações, como a designação do Gerente responsável e de sua autoridade direta, a definição do Escopo inicial, objetivos, requisitos de aceitação, orçamento preliminar, definição e cronograma dos marcos do Projeto, diretrizes e restrições organizacionais a serem adotadas na execução do Projeto, riscos e a divisão do Projeto em fases (quando necessário).
Outras informações que o Gerente julgar necessárias podem ser introduzidas de acordo com as particularidades de cada Projeto.

Registro das Partes interessadas: Documento complementar ao termo de abertura, sendo que muitas vezes eles são feitos de forma unificada. Contém informações de identificação e registro das partes interessadas do Projeto, responsabilidades e expectativas de cada uma delas e suas possíveis influências nos resultados do Projeto ou as formas como cada uma é impactada pelos resultados almejados.

A iniciação do Projeto e o foco nos resultados


            No Gerenciamento de qualquer Projeto, principalmente no âmbito da Engenharia, é importante estabelecer um objetivo e se concentrar em alcança-lo. Quase sempre são necessários ajustes e modificações ao longo do ciclo de vida, de maneira que eles devem possibilitar a aproximação do resultado desejado, jamais levar ao distanciamento.
            Sendo assim, a Iniciação tem um papel crucial, que é de estabelecer onde se pretende chegar com o Projeto e servir como um guia para o Gerente. Essa etapa ajuda a fixar os requisitos e objetivos, orientando o início das atividades e diminuindo a probabilidade de que desvios levem à perda do foco necessário ao sucesso do Projeto.

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