quinta-feira, 8 de agosto de 2013

As Etapas do Gerenciamento de Projetos: O Planejamento

Na semana passada falamos sobre a Iniciação e sua importância para o desenvolvimento do Projeto. Dando prosseguimento à análise das 5 etapas básicas, chega o momento de falar sobre o Planejamento, que é especialmente importante para o setor de Engenharia.
O Planejamento marca a transição entre as atividades burocráticas, representadas pela iniciação, e as técnicas, desenvolvidas na execução. Por muitas vezes negligenciado, ele é responsável por dar liga ao Projeto, articulando os vários processos e conferindo a consistência necessária para o cumprimento do escopo, do prazo e do custo, assegurando ainda a qualidade adequada.

Fator essencial para o sucesso do Projeto


            Os processos executados na etapa de Planejamento do Projeto têm a função de refinar os objetivos estabelecidos na Iniciação, definir o escopo total e desenvolver um curso de ação capaz de alcançar os resultados esperados. Serão gerados então, documentos que orientarão toda a execução do Projeto e que facilitarão a interface entre as restrições, requisitos e expectativas.
            Sendo assim, as informações compiladas nessa etapa lidarão com os aspectos relativos a escopo, prazo, custos, comunicação, risco e aquisições, que devem ser corretamente integrados e articulados. Esse caráter agregador apresentado deixa evidente a necessidade do envolvimento de todas as partes interessadas do Projeto na realização do Planejamento.

As ferramentas do Planejamento

Plano de Gerenciamento do Projeto: Principal fonte de informação sobre como funcionarão Planejamento, Execução, Monitoramento, Controle e Encerramento do Projeto. Assim, ele documenta as ações necessárias para alcançar os objetivos esperados em cada uma dessas etapas.

Coleta de Requisitos: Definição e documentação das necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.

Definição do Escopo: Trata-se de uma descrição detalhada do Projeto e do produto ou serviço.

Definição de Atividades: Identifica as ações específicas que serão desenvolvidas para produzir as entregas do Projeto.

EAP – Estrutura Analítica do Projeto: Trata-se da subdivisão das entregas do Projeto em componentes menores.

Estimativa de Recursos das atividades: Estima materiais (tipo e quantidade), pessoas, equipamentos e suprimentos necessários na realização das atividades. Quando associado aos custos, toma a forma de orçamento.

Estimativa de durações: Estimativa do número de períodos de trabalho necessários para execução das atividades com os recursos definidos.

Cronograma: Organiza as atividades de forma cronológica, analisando e explanando as durações, restrições e interdependências entre as tarefas. Baseia-se nas estimativas de durações e também pode conter os recursos necessários para cada atividade, o que auxilia na provisão dos mesmos.

            Constantemente essas ferramentas se relacionam umas com as outras. Um bom exemplo para Engenharia seria a construção de um prédio, onde as tarefas, definidas a partir do escopo, seriam a base do orçamento da obra. Além disso, elas seriam organizadas na forma de EAP, onde se acrescentariam os prazos, vinculações entre as tarefas e durações, dando origem ao cronograma.

O Planejamento e o dinamismo do Projeto    


            Sabe-se que a execução de um Projeto é um processo dinâmico, que pode sofrer constantes modificações e onde novas informações podem mudar a forma como as atividades são encaradas. Sendo assim, o Planejamento deve absorver essas atualizações e transmiti-las aos documentos gerados, buscando atender à nova realidade do Projeto.
Esse processo é denominado de “Planejamento por ondas sucessivas” e é realizado por meio de análises adicionais periódicas que vão manter uma visão precisa de todo o Projeto, independentemente das alterações sofridas. Obviamente, isso acontece concomitantemente com as etapas posteriores, sendo necessário que a organização responsável defina quando os processos de Planejamento devem ser finalizados, já que esses não podem se estender indefinidamente.
Todas essas informações demonstram a importância do Planejamento e o grande impacto que ele tem em todas as atividades subsequentes. Assim é extremamente importante que ele reflita a realidade do Projeto com o máximo de fidelidade o possível, a partir da coleta de informações consistentes e de eficácia no tratamento das mesmas.

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