terça-feira, 7 de julho de 2015

As Etapas do Gerenciamento de Projetos: O Encerramento

Finalizando nossa série de artigos relacionados às Etapas do Gerenciamento de Projetos (confira os demais aqui: Monitoramento e ControleExecuçãoPlanejamento e Iniciação), vamos falar agora sobre o Encerramento, uma etapa que nem sempre recebe a devida atenção.


Existe uma piada na Engenharia Civil, repetida à exaustão, que afirma que “obra não se entrega, obra se abandona”. Dizer isso pode ser engraçado no dia a dia de um projeto, mas tudo muda quando se iniciam os pleitos judiciais, a quebra de confiança e o desgaste da imagem da Organização perante o cliente (ainda mais em um cenário de crise!).

Se você já havia ouvido falar sobre um grupo de processos de Gerenciamento de Projetos denominado “Encerramento” e se perguntou qual a sua importância, eis que se evidencia: Concluir formalmente todas as atividades do projeto, bem como as obrigações contratuais. Falando assim, parece uma atividade burocrática e secundária, mas sua negligência pode levar a uma enxurrada de dores de cabeça.

Como encerrar?


Assim como em todas as etapas de um projeto, a Organização deve adequar a forma de conduzir os processos de encerramento com a natureza de suas atividades e os objetivos finais. Isso significa que a maneira de conduzir e as ferramentas utilizadas podem não ser as mesmas em todos os casos, mas os seguintes requisitos devem ser atendidos:

_Obtenção formal do aceite do cliente/patrocinador do projeto, autorizando o encerramento. Esse processo deve ser embasado no As Built (“Como Construído”) ou documento similar, garantindo a aceitação da versão final do produto, serviço e/ou resultado entregue;

_Encerramento de todas as aquisições, assegurando a rescisão de quaisquer contratos de fornecimento atrelados ao projeto;

_Documentação das lições aprendidas e atualização do banco de dados, visando gerar informações históricas de suporte para os próximos projetos;

_Arquivamento de quaisquer documentações relevantes do projeto, que possam se fazer necessárias no futuro;

_Aplicação das atualizações apropriadas em ativos organizacionais decorrentes do impacto da conclusão do projeto;

_Avaliação e liberação da mão de obra do projeto no que se refere às suas atividades junto ao mesmo.

Segue abaixo um pequeno esquema que ajuda a entender um pouco a dinâmica do encerramento de um projeto. A estrutura abaixo não é rígida e representa apenas uma sugestão dos passos a serem seguidos:


Os benefícios de um encerramento bem feito


Alguns dos muitos benefícios advindos de um processo de encerramento bem feito, são:

_Resguardar a Organização executora e o Gerente de Projetos de pleitos futuros por algum aspecto do produto/serviço/resultado entregue;

_Manter um relacionamento transparente do Gerente de Projetos e da Organização executora com os fornecedores e com os Recursos Humanos aplicados no projeto;

_Documentar e permitir a utilização proveitosa das lições aprendidas e demais dados obtidos no desenvolvimento do projeto;

_Eliminar quaisquer pendências contratuais que possam, de alguma forma, gerar gastos futuros para a Organização executora;

_Alinhar o produto/serviço/resultado do projeto com os ativos Organizacionais.

Cada um dos benefícios citados acima demonstra o quanto é importante fazer um bom trabalho de encerramento, independentemente do porte do projeto. Essa etapa merece atenção como qualquer outra e é um dos principais meios de se prevenir contra heranças indesejadas.

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